Minimalism la serviciu: decluttering în spațiul digital

Află ce este declutteringul, cum îți organizezi eficient spațiul de muncă digital și care sunt beneficiile și riscurile declutteringului. Citește aici!

Curățenie în spațiul digital de muncă: muncești cu spor când desktopul este gol?

Desktopurile computerelor de la locul de muncă sunt pline de iconițe, shotcuturi, dosare, printscreen-uri și aplicații. Deschizi dosarele și ți se pare că nu mai faci față avalanșei de poze, documente, prezentări, PDF-uri și capturi de ecran de la câștiurile de la Cazinoul Slotoro cu cele mai bune bonusuri ori de la pozele și clipurile din ultimul teambuilding. Decât să intri în modul “disperare”, mai bine începe să faci un decluttering digital.

Ce înseamnă decluttering digital și cum funcționează?

Declutteringul digital este un concept lansat la jumătatea anilor 2010 și care este un proces de organizare a spațiului de pe un dispozitiv electronic. Utilizatorul va sorta, clasifica și elimina fișierele, aplicațiile, emailurile, pozele, capturile de ecran, documentele, videoclipurile, prezentările și PDF-urile pe care le consideră inutile. SCopul acestei operațiuni este de a scăpa de surplusul de conținut și de a-ți organiza spațiul de lucru digital într-un mod cât mai structurat. Pentru a realiza o curățare și o organizare temeinice vei avea de urmat recomandările de mai jos:

• Organizează-ți spațiul în mod ordonat – clasifică întreg conținutul stocat în două categorii principale, Muncă și Personal, iar fiecare categorie o vei împarți în mai multe secțiuni;
• Denumește dosarele și fișierele – utilizează un sistem de adnotare cât mai descriptiv pentru a-ți ușura căutările;
• Arhiveaza sau șterge conținutul inutil – începe cu duplicatele și continuă cu fișierele care sunt prea vechi și pe care nu le mai folosești;
• Mută dosarele într-un spațiu de stocare extern – folosește serviciile de stocare cu acces instant, așa cum sunt Dropbox sau Google Drive ori surse de stocare fizică, precum hard disk-uri externe, USB-uri sau DVD-uri;
• Curăță-ți căsuța de email – pe lângă faptul că o să scapi de emailuri vechi o să îți eliberezi și spațiu;
• Dezabonează-te de la serviciile care îți trimit notificări în exces;
• Dezactivează notificările care nu sunt esențiale;
• Eliberează memoria cache și curăță-ți browserul;
• Stabilește-ți o rutină de decluttering – săptămânal sau lunar efectuează o operațiune de curățare.

Timpul necesar completării operațiunii de decluttering este de 10 minute dacă îți propui doar să sortezi/ ștergi emailurile, să te dezabonezi sau să iți cureți browserul. Perioada de timp crește până la 2-3 ore ori mai mult dacă vei derula o operațiune mai complexă, care implică ștergerea de poze și videoclipuri, organizarea dosarelor sau închiderea conturilor nefolosite. Dar, după o astfel de operațiune o să ai parte de o varietate de beneficii.

De ce este necesar declutteringul digital?

Primul lucru că-ți vine în minte când îți vezi desktopul curat și computerul organizat este o senzație de bucurie. Ai scapt de stresul de a căuta îndelung un document și acum totul este mai ușor și orice căutare se efectuează mult mai rapid. Lista de mai jos conține beneficiile oferite de declutteringul digital, printre care se evidențiază:

• Creșterea productivității – procedura de curățare și organizare a spațiului digital te ajută să fii cu până la 30% mai productiv, pentru că ai redus timpul alocat căutării și gestionarii notificărilor;
• Îmbunătățirea capacității de concentrare – eliminarea surselor de distragere, așa cum sunt notificările, fișierele inutile sau emailurile vechi, îți permite să muncești mai concentrat;
• Reducerea stresului și a anxietății – un spațiu aglomerat și dezorganizat generează senzații de anxietate și crește nivelul de stres, pe când un spațiu curat și ordonat stimulează senzația de control și te calmează;
• Îmbunătățirea securității echipamentelor electronice – pe lângă faptul că un desktop ordonat este mai ușor de gestionat, îți va fi mult mai simplu să faci back up și să-ți protejezi datele pentru a nu fi sustrase sau pierdute;
• Reducerea costurilor – eliberarea spațiului înseamnă menținerea în limitele de stocare, fără să fie necesară achiziționarea de spațiu suplimentar de stocare în Cloud sau pe dispozitive externe de stocare;
• Creșterea eficienței – dispozitivele electronice funcționează mai eficient, ceea ce te ajută să fii la rândul tău mai eficient.

Oare, cu atât de multe beneficii, există și provocări legate de operațiunea de decluttering?

Riscurile și provocările declutteringului digital

Lista avantajelor oferite de declutteringul digital la locul de muncă sunt variate, dar, nu te scapă în totalitate de o serie de riscuri și provocări potențiale. Le găsești pe cele mai importante în următoarea listă:

• Pierdea datelor – este posibilă ștergerea neintenționată a unor informații esențiale și pierderea lor definitivă dacă nu s-a efectuat back up în mod corect;
• Riscuri de securitate – este posibil să pierzi parole salvate sau conturi mai vechi din cauza ștergerii accidentale a datelor, dar și să-ți expui informațiile dacă nu le-ai protejat corespunzător;
• Dificultăți în găsirea informațiilor – efectuarea operațiunii de decluttering în mod neatent poate duce la ștergerea unor date valoroase sau la imposibilitatea de a le găsi la o căutare ulterioară;
• Riscuri legate de conformare – manipularea datelor cu caracter sensibil într-un mod necorespunzător poate duce la efecte negative precum aplicarea de amenzi și sancțiuni legale pe temei de nerespectare a conformității;
• Costuri suplimentare – stocarea fișierelor șterse într-un spațiu extern înseamnă cheltuieli suplimentare, care se pot transforma în costuri pe o perioadă îndelungată, dacă stocarea se face în Cloud.

În ciuda riscurilor, declutteringul digital rămâne una dintre cele mai eficiente metode de organizare a spațiului de lucru.